GLOBAL EXPENSES
note spese e trasferte

descrizione

Global Expenses è l'applicazione, che consente la gestione automatizzata della nota spese e delle trasferte.E' disponibile in due versioni principali di cui una standard e l'altra più specifica per tutte quelle Aziende che hanno necessità di riepilogare le spese sostenute dai propri collaboratori, anche in funzione dei progetti nei quali essi sono impiegati. Di base, ambedue le applicazioni prevedono la compilazione di note spese relative a viaggi e trasferte e quelle relative alla richiesta di rimborsi chilometrici in caso di spostamenti per lavoro effettuati con auto propria. E' ovviamente implementato un processo automatico di approvazione delle note spese e il legame a tabelle di calcolo dei rimborsi chilometrici (distanze e aliquote per chilometro in funzione del tipo di auto). Una razionalizzazione e standardizzazione delle causali di rimborso consente di sviluppare analisi statistiche relative all'incidenza maggiore o minore delle singole causali. E' possibile, inoltre, avere dati statistici sulle spese sostenute per direzione piuttosto che per collaboratore. La versione dell'applicazione relazionabile ad una gestione progetti, consente di indicare a quale progetto è legata la nota spese, se essa è fatturabile oppure no e soprattutto consente di controllare l'avvenuta fatturazione. Tali dati possono interagire con l'applicazione di gestione progetti allo scopo di controllare la redditività dei progetti stessi. Lo scopo di questa procedura è quello di gestire le richieste di anticipo su trasferte o attività varie, con il supporto della posta elettronica come strato di workflow per la gestione del ciclo di approvazione. Le informazioni sono organizzate per richiedente e per approvatore. Il cliente può in autonomia strutturare la griglia delle risorse/approvatori secondo le caratteristiche della propria organizzazione.

funzionalità

- L'applicazione consente la preparazione delle proposte di missione contenenti tutti i riferimenti per la loro approvazione, l'invio automatico all'ente approvante, lo smistamento delle informazioni sulla missione ai diversi uffici per competenza: ufficio viaggi, biglietteria, personale, cassa e amministrazione.- In ogni istante è possibile visualizzare lo stato di avanzamento della richiesta; nella seconda fase è possibile gestire l'immissione dei giustificativi e la relativa compilazione delle note spese.- L'applicazione consente l'archiviazione delle note spese e dei fogli di viaggio con i relativi documenti giustificativi dei dipendenti prevedendo la gestione dell'iter che va dalla compilazione della nota alle varie autorizzazioni fino alla completa evasione.- Il sistema permette, inoltre, di controllare la situazione di tutti i dipendenti interessati dai viaggi e dei costi complessivi, dei vari viaggi, previsti per ogni singola commessa.- L'applicazione consente di registrare l'iter di verifica e l'autorizzazione delle richieste di trasferta e relativo rimborso spese dei dipendenti.- Sono realizzate funzioni per riepilogare i dati anche per periodo e risorsa.- La procedura è collegabile con i dati contabili ed anagrafici di procedure Host/Dipartimentali diverse, e di interfacciamento dei sistemi ERP per lo scambio Bidirezionale dei dati con il sistema contabile e amministrativo.

benefits

- Flusso di workflow facilmente personalizzabile per ogni tipologia aziendale- Accesso ai dati selettivo in funzione della struttura aziendale- Possibilità di integrazione con i sistemi informativi aziendali (ERP)- Gestione automatica dei controlli di budget e spese- Flessibilità di personalizzazione

mercati verticali

Tutti i settori merceologici.

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